+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как правильно визировать входящюю корреспонденцию

Как правильно визировать входящюю корреспонденцию

Васильев принявшего описание: Основным условием увеличения оклада является увеличение функциональных обязанностей сотрудников, которое возможно: В результате в наше подразделение было передано несколько функций из других подразделений компании, что привело к пересмотру функциональных обязанностей и появлению новых зон ответственности для всех делопроизводителей. Для лучшей организации работы теперь каждый из специалистов имеет постоянно закрепленные задачи:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

N р Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Брянской области и Правительства Брянской области наименование в ред.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

ВВЕДЕНИЕ В строительной организации ведется работа не только с проектно-сметной и организационно-технологической документацией проекты организации строительства, проекты производства работ, технологические карты , но и с организационно-распорядительными документами.

Слаженность и четкость выполнения строительно-монтажных работ во многом зависят от того, как поставлена работа с организационно-распорядительными документами. Организационно-распорядительные документы сопровождают управленческие функции внутри организации и являются одним из каналов связи с внешним миром.

Объем работ с бумажными документами продолжает оставаться значительным. Организационно-распорядительные документы обслуживают коллектив организации в процессе ее строительной деятельности. Отсутствие навыков и дисциплины в работе с документами является существенным недостатком в подготовке секретаря, референта, специалистов и руководителей.

Чтобы правильно и быстро подготовить документы, необходимо знать предъявляемые к ним требования. Невыполнение этих требований может лишить документы юридической и практической значимости. Организационно-распорядительные документы - это комплекс документов акты, распоряжения, письма и т.

К особенностям стиля документов текущего времени можно отнести новые формы обращения к адресату, применение вместо именных возведение здания глагольных возвести здание фраз, что придает тексту современный, то есть более динамичный характер. Текст современного документа отличается точностью, не допускающей нескольких толкований, однозначность его приближается к тексту законодательных документов.

Основным требованием к тексту документов является его унификация. При унификации текстов должны соблюдаться следующие принципы: Настоящие рекомендации составлены на основе изучения и обобщения опыта документооборота и работы с документами в строительных организациях Москвы и Московской области и с учетом положений нормативных и методических документов ГОСТ Р , ГОСТ Р 6.

Настоящий документ распространяется на организационно-распорядительные документы в строительной организации и применяется для обеспечения единых для данной организации правил ведения документооборота регистрация, учет, обработка и подготовка документов, контроль исполнения, порядок тиражирования, систематизация, подготовка для сдачи в архив и хранение документов.

Выполнение этих правил способствует своевременному и точному исполнению документов в соответствии с действующим законодательством. ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов. Общероссийский классификатор управленческой документации. Ниже приводятся термины и их определения в области организационно-распорядительных документов, наиболее широко используемые в строительной организации. Акт - документ, составленный организациями лицами и подтверждающий события факты.

Договор - документ, подтверждающий соглашение между сторонами организациями, организациями и лицами. Должностная инструкция - документ, устанавливающий порядок выполнения работ и регламентирующий должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения между сотрудниками организации.

Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении заданий, поручений, планов и т. Письмо деловое, служебное, информационное, сопроводительное и т. Положение - документ, устанавливающий основные принципы и системно связанные между собой правила деятельности организации структурных подразделений.

Приказ - документ, обязательный для выполнения организацией должностным лицом. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и решений, принятых на совещаниях, заседаниях и собраниях. Распоряжение - документ, обязательный для выполнения указанными в нем должностными лицами и в установленный срок.

Служебная записка - документ, служащий средством общения между должностными лицами одной организации. Справка - документ, содержащий описание служебных событий фактов.

Документы организации являются ее собственностью, включаются в имущество организации, порядок работы с ними регулируется нормативно-методическими документами Ростехрегулирования и Федеральной архивной службы России. Документы, поступающие из вышестоящих организаций, доводятся до структурных подразделений путем издания приказов, распоряжений, указаний, в которых содержится ссылка на поступивший документ, излагается его содержание и предусматриваются мероприятия, подлежащие выполнению.

Обсуждение вопросов на совещаниях, заседаниях, собраниях фиксируется в протоколах. Принятые решения доводятся до исполнителей путем рассылки соответствующих документов.

Переписка с вышестоящими и другими организациями, а также с гражданами осуществляется структурными подразделениями в пределах своей компетенции. Переписка с органами власти и государственного надзора ведется руководителем организации или заместителями по его поручению.

Ведение переписки с предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений. Подготовка и оформление документов осуществляются в соответствии с принятыми правилами обработки входящей и исходящей корреспонденции.

Текст документа высылается по почте, передается в виде телефонограммы или телеграммы, по факсу, электронной почте. Оперативное руководство и контроль за работой с документами осуществляет канцелярия организации. Канцелярия дает указания о порядке работы с документами, обязательными для исполнения структурными подразделениями организации, проверяет состояние этой работы и осуществляет обучение сотрудников, работающих с документами.

Ответственность за состояние, правильное ведение документов и сохранность документов в структурных подразделениях в отделах, участках и т. Руководители структурных подразделений: Непосредственная работа с документами возлагается на сотрудников канцелярии, секретарей, а в структурных подразделениях, где их должности не предусмотрены по штату, - на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу.

Вновь назначенные сотрудники, ответственные за работу с документами, должны быть ознакомлены руководством соответствующего подразделения со структурой организации, установленным порядком работы с документами, номенклатурой дел, должностными обязанностями и должны пройти инструктаж в канцелярии.

При уходе в отпуск, отъезде в командировку или увольнении сотрудник обязан сдать по указанию руководства все числящиеся за ним документы другому сотруднику, назначенному ответственным за работу с документами, который должен принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении перемещении ответственного за ведение работы с документами производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Содержание документов не подлежит оглашению.

С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. При их утрате необходимо немедленно поставить в известность руководителя структурного подразделения и канцелярию организации.

Передавать документы их копии работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства организации. Документы составляются на бумаге или на других носителях. При подготовке и оформлении документов соблюдаются правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное их исполнение и поиск, возможность обработки и тиражирования документов с помощью компьютеров и копировальной аппаратуры.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа гл. Правила оформления приведены в разделах 5 и 6 настоящего документа.

Качество подготовки документа определяется достоверностью и точностью содержащейся в нем информации, стилем изложения и соблюдением правил оформления. Ответственность за качество подготовки документа возлагается на исполнителя, а также на лица, завизировавшие и подписавшие документ.

Ответственным за работу с документами предоставляется право возвращать исполнителям неправильно оформленные документы на доработку. Не допускается вносить какие-либо изменения и добавления в утвержденный документ без разрешения лица, подписавшего документ.

Бланки документов Документы оформляют на бланках, которые должны иметь обязательные реквизиты и установленный порядок их расположения. Применяют, как правило, следующие бланки: Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках: Лист документа должен иметь поля не менее: Документы, отправляемые из организации и подписываемые руководством, оформляют на фирменных бланках с эмблемой организации.

На этих бланках после наименования организации приводят справочные данные, включающие почтовый и электронный адреса, номера телефонов и телефаксов и другие сведения по усмотрению организации.

Фирменные бланки изготавливают типографским способом. Эти бланки являются документами строгой отчетности, учет и выдачу их структурным подразделениям производит канцелярия организации. Учет бланков осуществляют с помощью порядковых номеров, проставляемых на полях или на обратной стороне листа. Использование ксерокопий фирменных бланков не рекомендуется.

Наименование организации на бланке указывается в точном соответствии с ее Уставом. Наименование печатается: Бланки должностного лица используют заместители руководителя для издания документов в пределах их компетенции.

На бланке должностного лица приводят полное наименование организации и должность, которые печатают прописными буквами и выравнивают в пределах полей по центру. Бланки внутренних документов изготавливают на компьютере непосредственно при создании документа. На бланках внутренних документов кроме служебной, докладной, объяснительной записок наименование структурного подразделения приводят полностью, с указанием вышестоящих структур.

При оформлении служебной, докладной, объяснительной записок указывается только наименование структурного подразделения, которое печатается прописными буквами. Допускается выделять наименование структурного подразделения или должностного лица полужирным шрифтом. Использование произвольных бланков не рекомендуется.

Наименование документа Наименование документа: Наименование документа печатают прописными буквами, выделяют полужирным шрифтом и отделяют от следующих далее реквизитов двойным межстрочным интервалом.

Наименование документов может печататься в разрядку. Резолюция на документе Резолюция пишется в верхней части первой страницы документа; в ней указывают фамилию и инициалы исполнителя, которому направляется документ, содержание задания, порядок и срок исполнения, ставится подпись руководителя и дата.

Если исполнителей несколько, то первый из указанных в резолюции является ответственным за исполнение всего документа. Ответственность за своевременное и правильное исполнение задания несут все указанные в резолюции исполнители.

Дата документа Датой документа, в общем случае, является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания принятия решения , для акта - дата составления.

Для написания даты используют цифровой и словесно-цифровой способы: Словесно-цифровой способ написания дат например, 09 августа г. Адресат документа В качестве адресатов документов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

При написании адресата в начале указывают наименование организации-получателя и ее структурного подразделения в именительном падеже, затем, при необходимости, должность и фамилию лица, которому адресован документ, в дательном падеже, а также почтовый адрес.

При адресовании документа руководителю организации или структурного подразделения их наименование входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного или физического лица указывают перед его фамилией и при печатании отделяют от нее одним пробелом.

Проставление почтового адреса не является обязательным для постоянных адресатов. При адресовании документа в несколько адресов но не более четырех после первого адресата и его почтового адреса печатаются следующие адресаты и их почтовые адреса.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, адресуются без указаний должностей и фамилий, а также почтового адреса.

Секретарь шефа как лицо организации, которую он представляет

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.

Заявление об увольнении

ВВЕДЕНИЕ В строительной организации ведется работа не только с проектно-сметной и организационно-технологической документацией проекты организации строительства, проекты производства работ, технологические карты , но и с организационно-распорядительными документами. Слаженность и четкость выполнения строительно-монтажных работ во многом зависят от того, как поставлена работа с организационно-распорядительными документами. Организационно-распорядительные документы сопровождают управленческие функции внутри организации и являются одним из каналов связи с внешним миром. Объем работ с бумажными документами продолжает оставаться значительным. Организационно-распорядительные документы обслуживают коллектив организации в процессе ее строительной деятельности. Отсутствие навыков и дисциплины в работе с документами является существенным недостатком в подготовке секретаря, референта, специалистов и руководителей.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Журнал входящей/исходящей корреспонденции в CRM

Общие положения 1. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию относится к категории технических исполнителей. На должность делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее полное общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией; начальника документационного обеспечения организации 4.

Настя Радужная Обсудить Процедуру увольнения по собственному желанию хотя бы раз в жизни проходят почти все работники. Поэтому мы подготовили инструкцию, как написать заявление на увольнение.

Тот самый день, или Не бойтесь уходить Форма заявления об увольнении Заявление об увольнении — непременный атрибут расторжения трудового договора по инициативе работника. Как правильно написать заявление об увольнении, в каких случаях и как его можно отозвать, что делать, если заявление не подписывает руководство?

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ делопроизводителя

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Надо сразу предупредить, что создание электронного документооборота и процесс эффективной автоматизации базируется на двух платформах, каждая из которых решает свои задачи. Первая — это система, которая автоматизирует производственный документооборот ERP системы.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Поэтому впечатление, которое о себе оставит секретарь, уже в какой-то мере определяет уровень солидности вашего дела. Секретарь шефа - центр любой коммерческой и политической структуры. Ее обязанности очень разнообразны и ответственны Она может наполовину разгрузить шефа от рутинной работы.

Регистрация входящей документации

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. Организация документооборота в создаваемой компании Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

корреспонденции, за исключением заявок на участие в конкурсе, .. ежедневно докладывает Руководителю входящую корреспонденцию с проектами .. Визирование внутренних документов осуществляется на обратной стороне .. адресатам осуществляется только при наличии в СЭД- регион правильно.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы. Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи. Все виды отчетности.

Ведущий специалист отдела делопроизводства

Ходатайство о поощрении работника образец Составление ходатайства на работника в году Никонова Председатель профкома Теляшев В. Другой пример письма-просьбы В связи с планированием открытия сети фитнес-центров в вашем городе просим Вас сообщить о готовности проведения для нас дополнительного исследования локального рынка спортивно-оздоровительных услуг по ценовой и ассортиментной политике клубов. И при этом не всегда предоставляют адекватный ходатайства.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Создание и обработка входящей корреспонденции в «Документооборот КОРП для Украины»
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Флорентин

    А если закончил бакалавриат и потом получаешь гражданство РФ 1-2 года и после этого хочешь пойти в магистратуру, отсрочка будет ? (сам из Казахстана)

  2. Мирослав

    Та не, все правильно лучше за ремни дороже штраф. Так хоть население вымирать не будет, потому что многие погибают из-за ремней, точнее не пристегнутых. Только ведь эти бабки не пойдут во благо стране.

  3. Селиверст

    Как завести авто на евробляху на год

  4. Сусанна

    Вони прийняли ці податки чи ні?

  5. igaqerev

    А если забирают из дому,в наручниках везут в кабинет отбирают телефоны и начинают пресовать ,как вести себя ?